Que ce soit pour des besoins administratifs, professionnels ou personnels, la nécessité de signer des documents est courante. Microsoft Word offre des solutions pour signer directement des fichiers numériques, évitant ainsi l’impression et la numérisation pour les envois électroniques. Cependant, certaines fonctionnalités sont spécifiques à Word pour Windows. Découvrez les solutions pour signer un document Word ?
Sommaire :
Comment procéder pour ajouter une ligne de signature dans un document Word ?
Si vous prévoyez d’imprimer le document, cette méthode est à la fois rapide et facile. La fonction « Ligne de signature » insère un espace dans votre document pour une signature manuelle. Toutefois, cette fonction n’est actuellement disponible que pour Word sous Windows. Si vous utilisez un Mac, Word online, ou si vous souhaitez ajouter une signature manuscrite directement dans Word pour Windows sans mesures de sécurité supplémentaires, veuillez consulter notre section dédiée à l’insertion d’une signature manuscrite.
Suivez les étapes suivantes pour ajouter une signature dans Word pour Windows :
- Ouvrez Word pour Windows et le document que vous souhaitez signer.
- Dans le menu du ruban, sélectionnez l’onglet « Insertion ».
- Cliquez sur « Signature » dans la section « Texte ».
Une fenêtre intitulée « Configuration de la signature » s’ouvre. Remplissez les informations nécessaires, telles que le nom du signataire, sa fonction/titre, etc. Confirmez en cliquant sur « OK » pour fermer la fenêtre.
Un espace réservé à la signature apparaît dans votre document. Vous pouvez positionner cette zone de signature où vous le souhaitez. Lorsque la signature est sélectionnée, utilisez les options « Aligner à gauche », « Aligner à droite » ou « Centrer » disponibles sous l’onglet « Accueil » pour ajuster sa position.
Il ne reste plus qu’à imprimer le document pour ajouter une signature manuelle, ou à enregistrer le document (au format .docx) pour ajouter une signature numérique.
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Comment procéder pour insérer une signature électronique dans un document Word ?
Pour ajouter une signature électronique à votre document Word sous Windows (cette fonctionnalité n’est pas disponible dans la version Mac), vous devez avoir ajouté une ligne de signature au préalable. Vous devez également disposer d’un certificat de sécurité pour votre signature. Si vous n’avez pas encore de certificat, Word vous proposera d’en obtenir un auprès d’un fournisseur certifié par Microsoft. Toutefois, vous pouvez également créer votre propre certificat à l’aide du logiciel Selfcert fourni avec Microsoft Office.
Localisez le dossier d’installation de Microsoft Office sur votre ordinateur, qui se trouve généralement sur le lecteur C :, par exemple : C:\NProgram Files (x86)\NMicrosoft Office\NRot\NOffice16.
Double-cliquez sur Selfcert.exe pour lancer le logiciel. Une fenêtre intitulée « Créer une signature numérique » apparaît. Entrez un nom pour votre certificat et cliquez sur OK.
Retournez dans votre document Word et double-cliquez sur la ligne de signature que vous avez précédemment insérée. Une fenêtre de signature apparaît. Vous avez le choix de saisir directement le nom du signataire dans le champ prévu à cet effet. Vous pouvez également sélectionner une image de votre signature en cliquant sur « Sélectionner une image » si vous avez déjà numérisé votre signature manuscrite. Cliquez sur « À partir d’un fichier » dans la fenêtre d’insertion de l’image pour parcourir les fichiers de votre ordinateur, sélectionnez l’image de votre signature et cliquez sur « Ouvrir« .
Une fois que vous avez tapé votre nom ou ajouté l’image de votre signature, cliquez sur le bouton « Signer » pour terminer le processus. Votre signature électronique certifiée sera ajoutée à la ligne de signature du document. Notez que toute modification apportée au document après sa signature invalidera la signature numérique et nécessitera une nouvelle signature. Un avertissement s’affiche pour vous le rappeler.
Si vous ouvrez un document qui a déjà été signé avec une ligne de signature certifiée, Word sous Windows et Mac vous permettra de le modifier. Toutefois, il devra être signé à nouveau, ce qui n’est possible que sous Windows. Attention, car dès que vous cliquez sur « Modifier quand même », Word enregistre automatiquement votre document sans la signature. Il est conseillé de faire une copie du document si vous souhaitez conserver l’original signé et certifié sans le modifier.
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Comment ajouter une signature manuscrite à un document Word ?
La méthode « Ligne de signature », disponible exclusivement dans Word pour Windows, peut s’avérer complexe. Si vous utilisez Word sur Mac, ou si cette option vous semble peu pratique, voici une alternative : scannez votre signature ou vos initiales et enregistrez-les sous forme d’image.
Insérez ensuite cette image dans vos documents Word (disponibles sous Windows, Mac ou en ligne) comme n’importe quel autre élément graphique. Vous pouvez également ajouter des informations telles que votre nom et votre fonction, et enregistrer ce « bloc-signature » pour l’utiliser ultérieurement dans Word pour Windows ou Mac.
Pour numériser votre signature, procédez comme suit :
- Signez au centre d’une feuille blanche en utilisant un stylo noir pour une meilleure visibilité.
- Si vous disposez d’un scanner ou d’une imprimante multifonction, scannez votre signature, de préférence au format Jpeg ou PNG.
- Si vous n’avez pas de scanner, optez pour votre smartphone. Photographiez votre signature ou utilisez une application de dessin sur iOS ou Android pour créer une signature numérique, puis enregistrez l’image. Envoyez l’image à vous-même par courrier électronique en pièce jointe.
- Récupérez l’image sur votre Mac ou PC et placez-la à l’endroit voulu dans votre document Word.
- Sous Windows, accédez à l’onglet Insertion, section Illustrations, et sélectionnez Images > Ce périphérique.
- Sur Mac, choisissez Images > Image à partir d’un fichier dans l’onglet Insertion.
Ajustez la taille de l’image en faisant glisser les poignées aux quatre coins pour maintenir les proportions et éviter les distorsions. Si l’image contient des éléments indésirables, double-cliquez dessus pour l’activer et utilisez l’outil Recadrage disponible dans l’onglet Format d’image pour ajuster les bords. Vous pouvez également améliorer la qualité de l’image en utilisant les options Corrections et Couleurs du même onglet.
Pour enregistrer votre image améliorée, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Enregistrer en tant qu’image. Vous pourrez ainsi réutiliser votre signature numérisée dans diverses applications.
Personnalisez votre signature dans Word en y ajoutant des informations supplémentaires
Si vous souhaitez ajouter des détails tels que votre nom et votre fonction sous la signature :
- Dans Windows, dans Word, tapez le texte que vous voulez sous l’image, sélectionnez l’image et le texte, puis allez dans l’onglet Insertion, section Texte, et cliquez sur QuickPart. Choisissez Enregistrer la sélection dans la galerie des composants QuickPart. Nommez le bloc et enregistrez-le, soit dans la galerie QuickPart, soit dans la galerie AutoText.
- Sur Mac, après avoir tapé et sélectionné le texte sous l’image, utilisez le menu Insertion, sélectionnez AutoText > Nouveau. Nommez votre bloc de signature et confirmez en cliquant sur OK.
Pour utiliser votre bloc de signature ultérieurement, accédez à l’emplacement du bloc dans QuickPart sous Windows ou dans AutoText sous Mac, et insérez-le dans votre document. Vous pouvez également gérer et supprimer ces blocs à partir de ces menus.
La signature d’un document Word est simplifiée grâce aux fonctionnalités offertes par Microsoft. Qu’il s’agisse d’ajouter une ligne de signature, d’insérer une signature électronique certifiée ou d’intégrer une signature manuscrite numérisée, Word offre des solutions adaptées.
Ces options vous permettent d’authentifier vos documents de manière efficace, tout en évitant les tracas de l’impression et de la numérisation. En utilisant les étapes appropriées, vous pouvez garantir l’authenticité de vos documents et faciliter votre gestion administrative, professionnelle ou personnelle.
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